Zásady zpracování osobních údajů

přijaté v souladu s Nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“)

SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správcem osobních údajů je Tokaheya s.r.o., IČO: 07141661, se sídlem Sadová 1526, 769 01 Holešov, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 106403.
Povinností správce je, aby zpracování osobních údajů všech subjektů údajů bylo zákonné, korektní, transparentní, přesné, důvěrné a aby osobní údaje byly zpracovávány pouze v nezbytném rozsahu.
Správce rovněž odpovídá za to, aby osobní údaje všech subjektů údajů byly řádně zabezpečeny a aby při zpracování osobních údajů byla dodržena veškerá pravidla stanovená GDPR jakož i dalšími právními předpisy v oblasti nakládání s osobními údaji a jejich ochrany.

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správce zpracovává zejména tyto identifikační údaje: jméno, příjmení, datum narození, sídlo nebo bydliště, IČO, DIČ, telefonní číslo a e-mail a další osobní údaje subjektů údajů, týkající se primárně obsahu a formy služeb poskytovaných subjektu údajů ze strany správce.
Správce též může v některých případech zpracovávat osobní údaje subjektů údajů ve formě fotografií a videí z pořádaných akcí, či údaje o zdravotním stavu subjektů údajů, uvedené v prohlášení o zdravotní způsobilosti s ohledem na rizika spojená s poskytovanými službami.
Osobní údaje správce získává přímo od subjektů údajů.

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZA ÚČELEM PLNĚNÍ SMLOUVY

Správce zpracovává osobní údaje za účelem spolupráce, tedy za účelem přípravy, uzavření a plnění smlouvy mezi správcem a subjektem údajů, tedy zejména proto, aby správce mohl plnit své povinnosti z takové smlouvy vyplývající (např. zajistit ubytování, stravování, dopravu, doprovodný program, pojištění účastníků apod.). Za tímto účelem správce zpracovává též osobní údaje subjektů údajů, vždy však v rozsahu nezbytném pro poskytnutí příslušné služby.
Právním základem tohoto zpracování je plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů, to vše dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NA ZÁKLADĚ PLNĚNÍ PRÁVNÍCH POVINNOSTÍ

Správce zpracovává osobní údaje za účelem plnění právních povinností, vyplývajících zejména ze zákona o účetnictví, zákona o daních z příjmů, zákona o dani z přidané hodnoty atd. (např. povinnosti vést účetnictví a uchovávat účetní a daňové doklady), včetně povinnosti doložit, že zpracovává osobní údaje v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména v souladu s GDPR.
Právním základem tohoto zpracování je splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje, dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NA ZÁKLADĚ OPRÁVNĚNÉHO ZÁJMU

Správce může zpracovávat osobní údaje za účelem určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků (zejména právních nároků z uzavřených smluv), včetně ochrany před právními nároky, zejména na náhradu škody či jiné újmy způsobené na zdraví v souvislosti s poskytovanými službami (což je hlavním účelem prohlášení o zdravotní způsobilosti).
Správce rovněž může zpracovávat osobní údaje subjektů v internetovém prostředí pomocí souborů cookies a pomocí analytických nástrojů na webu. Účelem zpracování těchto osobních údajů je vylepšení služeb a inovace prostředků komunikace se zákazníkem.
Správce rovněž může v rámci svého oprávněného zájmu pořizovat dokumentární fotografie a videa z akcí. Takové záznamy nejsou dále používány v souvislostí se zpracováním citlivých údajů, ani neslouží k individualizované identifikaci konkrétních subjektů údajů. V souvislosti s výše uvedeným se na pořizování takových záznamů nehledí jako na zpracování osobních údajů.
Právním základem tohoto zpracování je oprávněný zájem správce, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě, dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NA ZÁKLADĚ UDĚLENÍ SOUHLASU

Na základě udělení souhlasu může správce zpracovávat osobní údaje za účelem vyjádřeným v příslušném informovaném souhlasu (např. využívání fotografií a videí pořízených v rámci akcí pro marketingové a propagační účely nebo přihlašování k odběru newsletteru a novinek).
Právním základem tohoto zpracování je souhlas se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.
Udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů je zcela dobrovolné. Případné neudělení souhlasu nebude mít pro subjekt údajů žádné nepříznivé následky. Každý má právo svůj souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoli odvolat, a to zejména osobně či prostřednictvím e-mailu.
Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů v období před odvoláním souhlasu, na jehož základě bylo zpracování osobních údajů prováděno.

POSKYTOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ TŘETÍM OSOBÁM

Správce může poskytovat osobní údaje zejména třetím osobám, které jsou obchodními partnery správce. Jedná se např. o dopravce, subjekty poskytující ubytovací a stravovací služby, tiskové a poštovní služby, právní služby, IT služby, cloudové služby, pojišťovací služby atd.
Tyto osoby budou zpracovávat osobní údaje buď jako samostatní správci (tedy jako subjekty, které samy určují účely a prostředky zpracování osobních údajů, a to nezávisle na správci), nebo jako zpracovatelé (tedy subjekty, které zpracovávají osobní údaje pro správce, a to na základě jeho pokynů).
Vedle toho bude správce poskytovat osobní údaje orgánům veřejné moci, pokud jí tuto povinnost ukládají anebo budou ukládat obecně závazné právní předpisy.
Fotografie a videa mohou být zveřejňovány na sociálních sítích, webových stránkách správce. K fotografiím a videím tak mohou mít přístup všichni uživatelé internetu.
Osobní údaje jsou zpracovávány vždy jen v rámci Evropské unie.

DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správce bude zpracovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelu jejich zpracování. Zánikem jednoho z právních základů pro zpracování osobních údajů není dotčeno zpracování osobních údajů (v nezbytném rozsahu) na základě jiného právního základu (a za příslušným účelem).

Za účelem plnění smlouvy bude správce zpracovávat osobní údaje po celou dobu spolupráce, tedy po celou dobu trvání právního vztahu založeného příslušnou smlouvou a následně až do okamžiku splnění poslední z povinností vyplývajících z takového právního vztahu.
Na základě plnění právních povinností bude správce zpracovávat osobní údaje po dobu trvání příslušné právní povinnosti Společnosti dle obecně závazných právních předpisů, nejvýše vždy po dobu 10 let.
Na základě oprávněného zájmu může správce zpracovávat osobní údaje po dobu existence příslušného právního nároku, maximálně však po dobu 1 roku po uplynutí promlčecí lhůty dle obecně závazných právních předpisů. V případě zahájení a trvání soudního, správního nebo jakéhokoli jiného řízení, ve kterém budou řešeny práva či povinnosti vyplývající z příslušného právního nároku, neskončí doba zpracování osobních údajů k tomuto účelu před pravomocným skončením takového řízení. V případě, že subjekt údajů poskytne správci prohlášení o zdravotní způsobilosti a při poskytování služeb nedojde k žádné události, se kterou by mohlo být spojeno uplatnění jakéhokoli nároku vůči správci. Bude takové prohlášení zlikvidováno do 2 měsíců od skončení akce, pro nějž bylo vystaveno.
Na základě udělení souhlasu budou osobní údaje zpracovávány po celou dobu, na níž se udělení souhlasu vztahuje, nevýše pak vždy po dobu 5 let od udělení souhlasu.

PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Každý subjekt údajů, jehož údaje správce zpracovává má tato práva:

právo požadovat přístup ke svým osobním údajům (za podmínek čl. 15 GDPR);
právo na opravu nebo výmaz osobních údajů (za podmínek čl. 16 nebo čl. 17 GDPR);
právo na omezení zpracování osobních údajů (za podmínek čl. 18 GDPR);
právo vznést námitku proti zpracování (za podmínek čl. 21 GDPR), zejména proti zpracování prováděném na základě oprávněného zájmu Společnosti;
právo na přenositelnost údajů (za podmínek čl. 20 GDPR).

V případě, že se subjekt údajů domnívá, že bylo porušeno jeho právo na ochranu osobních údajů, má též právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

KONTAKTNÍ INFORMACE

V případě dotazů ohledně zpracování osobních údajů či v případě uplatnění práv subjektu údajů uvedených výše lze správce kontaktovat:

osobně v sídle společnosti na adrese Sadová 1526, 769 01 Holešov,
elektronicky prostřednictvím info@tokaheya.cz,
telefonicky na čísle +420 736 103 994

Tyto zásady nabývají účinnosti dnem 1. 1. 2019